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title: "KI im Arbeitsalltag: 7 Dinge zum Automatisieren"
description: "Vom Tagesbriefing bis zur Zahlungserinnerung: sieben Aufgaben, die du mit ChatGPT oder Claude abgeben kannst. Einfach erklärt, sofort umsetzbar."
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Unternehmertum
# Was du mit KI abgeben kannst, wenn du beruflich mehr vorhast
 Anne Keßling 30.09.26, 08:00 8 Min. Lesezeit
Du öffnest morgens dein Postfach und da ist der Tag schon voll, bevor er überhaupt angefangen hat. Berufliche Postfächer bekommen im Schnitt 53 E-Mails pro Tag; 2021 waren es 26. Das hat Bitkom Research 2025 ermittelt. Dazu kommen Termine, Belege, Gesprächsnotizen und diese eine PDF, die garantiert irgendwo im Download-Ordner liegt. Jede zweite beschäftigte Person verbringt laut Institut der deutschen Wirtschaft 2025 einen Tag oder mehr pro Woche mit Berichts- und Dokumentationspflichten.
Während du dich dadurcharbeitest, wartet die Arbeit, für die du eigentlich da bist. Wenn du selbstständig bist oder einen kleinen Betrieb führst, sind das deine Kundinnen und Kunden, dein eigentliches Geschäft oder das nächste Angebot. Vielleicht möchtest du mehr schaffen, ohne dafür gleich jemanden einzustellen. Auch im Angestelltenalltag bleibt oft dieselbe Lücke: Der Bürokram ist erledigt, die wichtige Aufgabe noch lange nicht. Am Ende zählt, wofür dein Arbeitstag reichen soll.
Vielleicht nutzt du einen KI-Chat bisher wie eine Suchmaschine: Du schreibst eine Frage hinein und bekommst eine Antwort. Für alles, was in deinen eigenen Mails, Terminen oder Dateien steht, musst du den Inhalt erst kopieren oder hochladen. Verbindest du den Assistenten mit deinem Postfach, Kalender und deinen Ordnern, darf er dort selbst nachsehen. Stell dir vor, du gibst ihm einen Schlüssel für ausgewählte Schubladen. Du bestimmst, welche er öffnen darf. Meist aktivierst du diese Verbindung mit einem Schalter in den Einstellungen und meldest dich beim jeweiligen Dienst an. Kein IT-Projekt.
Was dann möglich wird, zeigt sich am besten an einem ganz normalen Arbeitstag. Geh ihn einmal von morgens bis Feierabend durch.
## 1. Dein Tagesbriefing liegt morgens schon bereit
Bevor du dich durch neue Mails, den Kalender und deine Aufgabenliste klickst, lässt du dir die Lage einmal zusammenziehen. „Gib mir mein Tagesbriefing mit Terminen, dringenden Mails und liegen gebliebenen Aufgaben.“ Dafür schaut der Assistent in den ausgewählten Quellen nach und bündelt Termine, wichtige Nachrichten und Aufgaben, die schon länger liegen.
Du startest mit einem kurzen Tagesüberblick: Kundentermin am Vormittag, offene Rückfrage vor dem Mittag, Rechnung noch ohne Antwort. Wenn dein Zugang zeitgesteuerte Aufgaben anbietet, kann dieses Briefing zu einer festen Uhrzeit bereitliegen.
## 2. Im Posteingang stehen die wichtigen Mails oben
„Welche drei neuen Mails brauchen heute meine Antwort? Entwirf die einfachen Antworten gleich mit.“ So kannst du die nächste Runde beginnen. Kundenanfrage, Rechnung, Werbung, Rundmail: Heute öffnest du alles einmal, nur um danach zu wissen, dass du vieles gar nicht hättest öffnen müssen. Mit Zugriff auf das Postfach bekommst du die Nachrichten nach Inhalt sortiert und siehst zuerst, worauf du reagieren solltest.
In der Liste stehen Absender, Anliegen und der nächste Schritt. Bei einer häufigen Standardfrage ist ein Antwortentwurf dabei. Du liest ihn, ergänzt die fehlende Einzelheit und entscheidest selbst, ob er rausgeht. Deine Zeit und Aufmerksamkeit steckst du dort hinein, wo eine fertige Standardantwort eben nicht reicht: in deine Kundinnen und Kunden oder deine eigentliche Aufgabe.
## 3. Ein Termin landet ohne Mail-Pingpong im Kalender
Du gibst Postfach und Kalender frei und lässt dir einen vollständigen Termin mit Uhrzeit, Ort und Bezug zur Nachricht vorbereiten. Erst nach deiner Bestätigung landet er im Kalender. Fragt am Vormittag jemand nach einem Gesprächstermin, musst du dann nicht wieder freie Zeiten nachschauen, Vorschläge verschicken, warten und noch einmal nachschauen. Der Assistent sucht passende Zeiten heraus und entwirft die Terminmail.
Manchmal steht längst alles in der Nachricht: „nächste Woche Dienstag um zehn beim Kunden“. Dann genügt: „Trag den Kundentermin aus dieser Mail mit Ort in meinen Kalender ein und frag vorher nach.“ Auch die Adresse lässt sich aus der Mail übernehmen.
## 4. Der Download-Ordner erkennt seine eigenen Dateien wieder
Mittags suchst du ein Angebot. Im Download-Ordner wohnen inzwischen „Scan\_2831.pdf“, „Dokument-neu.pdf“ und mehrere Dateien mit beinahe demselben Namen. Du öffnest sie nacheinander und verschiebst sie irgendwann. Also nie.
Du lässt den Inhalt lesen, einen verständlichen Dateinamen vorschlagen und den passenden Projektordner suchen. Aus „Scan\_2831.pdf“ wird etwa „Angebot\_Muster-GmbH\_2026-03.pdf“. Nach deiner Bestätigung ist die Datei sinnvoll benannt und am richtigen Ort. Am Anfang würde ich beim automatischen Aufräumen jeden Schritt bestätigen.
Beispielsatz: „Benenne dieses Angebot verständlich und verschiebe es nach meiner Bestätigung in den passenden Kundenordner.“
## 5. In AGB und Verträgen fällt die wichtige Frist auf
Nach dem Mittag kommt die Mail „Wir passen unsere AGB an“. Du überfliegst den Text, siehst viele Absätze und markierst die Nachricht innerlich für später. Wenn du „Finde Kündigungsfrist und Preisänderung und zeig mir die Stellen im Original“ schreibst, sucht die KI im Dokument gezielt nach diesen Angaben und allem, was eine Entscheidung von dir verlangt.
Sie markiert die Frist, ihre Fundstelle im Original und eine knappe Erklärung, worum es geht. Das ist eine Lesehilfe, keine Rechtsberatung. Fristen, Beträge und Namen vergleichst du mit dem Dokument, weil Sprachmodelle überzeugend klingen können, auch wenn sie etwas erfinden.
## 6. Belege werden lesbar und Zahlungserinnerungen liegen als Entwurf da
Am Nachmittag tauchen die kleinen Buchhaltungsfreuden auf: ein Foto von der Tankquittung, ein Bewirtungsbeleg und eine Rechnung, deren Zahlungsziel vorbei ist. Du tippst Angaben ab, suchst den Vorgang und schreibst eine freundliche Erinnerung.
Die KI liest die Belegfotos aus und bereitet die Angaben für deine Ablage vor. Für die offene Rechnung entwirft sie eine Erinnerung mit Rechnungsbezug und offenem Betrag. Beides prüfst du, bevor du die Angaben übernimmst oder die Mail verschickst.
Beispielsatz: „Lies diese Belege aus und entwirf für die überfällige Rechnung eine freundliche Zahlungserinnerung.“
## 7. Aus der Besprechung werden Aufgaben im Kalender
Kurz vor Feierabend endet die letzte Besprechung. In deinen Notizen stehen Zusagen, halbe Sätze und ein Termin, den hoffentlich jemand festhält. Ein Protokoll allein hilft dir beim nächsten Schritt noch nicht viel.
Also schreibst du: „Mach aus meinen Besprechungsnotizen Aufgaben und Termine und markiere fehlende Angaben.“ Du erhältst konkrete Aufgaben mit Zuständigkeit und genanntem Termin, dazu vorbereitete Kalendereinträge. Fehlt eine Person oder ein Datum, bleibt die Lücke sichtbar und du kannst nachfragen.
## Was heute ein Schalter ist – und was noch nicht
Stand September 2026 lassen sich ChatGPT und Claude über ihre Einstellungen mit E-Mail-Diensten wie Gmail oder Outlook, Kalendern, Dokumentenablagen wie Google Drive oder OneDrive sowie Diensten wie Slack verbinden; Claude zusätzlich etwa mit Notion. Beide können außerdem Aufgaben zu einer festen Zeit wiederholen, etwa das morgendliche Tagesbriefing. Schau in deinen eigenen Einstellungen nach, welche Verbindungen dein Tarif in Europa tatsächlich anbietet. Das Angebot kann eingeschränkt sein und sich ändern.
Für Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office, sevDesk oder DATEV gibt es noch keinen solchen Schalter. Dafür wäre ein Zwischendienst nötig. Wenn du den nicht einrichten willst, startest du mit Belegfotos und Exporten. Die kannst du sofort prüfen und verarbeiten lassen.
## Gib erst den Leseschlüssel aus
Am entspanntesten beginnst du mit Lesezugriff. Der Assistent darf finden, ordnen und Entwürfe vorbereiten. Verschicken, buchen, löschen, umbenennen oder verschieben lässt du ihn später – wenn du seinen Ergebnissen vertraust und jeden Schritt bestätigst. Mahnungen, Angebote mit Preisen und alles mit Rechtswirkung bleiben Entwürfe, bis ein Mensch sie gelesen hat.
Am Postfach hängen außerdem Daten anderer Menschen: Namen, Adressen, ganze Gesprächsverläufe. Schau deshalb vorher, welche Daten du weitergeben darfst und welche Verbindungen und Funktionen du nutzen willst. Im Unternehmen klärst du das mit den Verantwortlichen, bevor du etwas freischaltest. Wer mit besonders sensiblen Daten arbeitet, etwa in einer Kanzlei oder Praxis, schaut hier noch genauer hin. Und wenn du Gespräche aufzeichnen willst, fragst du alle Beteiligten vorher.
Wenn du bei all den Aufgaben merkst, dass es eigentlich um mehr als eine aufgeräumte Woche geht, helfen dir vielleicht die Gedanken zur [Selbstreflexion](https://www.forus.vision/magazin/selbstreflexion/) oder zur [beruflichen Neuorientierung](https://www.forus.vision/magazin/berufliche-neuorientierung/) weiter.
Fang heute mit dem Tagesbriefing an: Lesezugriff, ein klarer Satz, dein prüfender Blick. Womit du die frei gewordene Zeit füllst, entscheidest du. Vielleicht mit einem guten Kundengespräch, dem nächsten Angebot oder endlich der Arbeit, für die du eigentlich da bist. Genau da fängt berufliche Weiterentwicklung an.
Das for us Festival 2027 findet vom 23. bis 25. April 2027 in Rostock statt.
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Geschrieben von
Anne Keßling
Anne Keßling ist Gründerin der Rostocker Agentur MANEGE ZWEI für Branding, Webdesign und SEO. Sie beschäftigt sich seit vielen Jahren intensiv mit künstlicher Intelligenz und verbindet dieses Wissen mit praktischer Erfahrung in der Prozessautomatisierung. Im eigenen Unternehmen setzt sie KI-Assistenten gezielt im Tagesgeschäft ein.
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